“Voorheen gebruikten we drie verschillende tools die eigenlijk niet geschikt waren”, vertelt Ilia Shabrov, Head of Finance Systems bij TIER-Dott. “Het beheren ervan vergde veel handmatig werk, en geen van deze tools bood de functionaliteit die we echt nodig hadden.”
Het beheren van financiële operaties was gefragmenteerd en tijdrovend. Er was behoefte aan één centrale manier om uitgaven te beheren, rapportages op te leveren en budgetten te monitoren, schaalbaar genoeg om mee te groeien met het bedrijf.
Bij de selectie van een nieuwe oplossing viel de keuze uiteindelijk op Payhawk. "Hun functionaliteiten overtuigden ons direct. De toekomstige ontwikkelingen op hun roadmap toonden aan dat ze konden meegroeien met onze behoeften, en de positieve ervaringen van referentieklanten gaven de doorslag", verklaart Shabrov.
NetSuite als spil in het nieuwe proces
Een van de belangrijkste verbeteringen na de overstap was de integratie met NetSuite. Voor TIER-Dott, actief in meerdere landen en met diverse entiteiten, was het essentieel dat uitgavenbeheer direct in lijn liep met budgetten en dat rapportages zonder extra handmatig werk konden worden opgeleverd.
“De integratie met NetSuite zorgt ervoor dat onze uitgaven naadloos worden beheerd en gekoppeld zijn aan budgetten”, zegt Shabrov. “In vergelijking met vroeger hebben we nu een goed gestructureerd goedkeuringsproces.”
In vergelijking met vroeger hebben we nu een goed gestructureerd goedkeuringsproces”
Die koppeling maakte ook het btw-teruggaveproces efficiënter en gaf het finance team meer grip op de cijfers. Het resultaat: een gestructureerde en transparante uitgavencultuur die met de eerdere tools simpelweg niet haalbaar was.
Advies: 'Zoek een oplossing die meegroeit'
Shabrov heeft een duidelijk advies voor collega’s die met vergelijkbare uitdagingen te maken hebben: “Zoek een oplossing die meegroeit met je bedrijf. Payhawk heeft continue groei laten zien, en dat is van onschatbare waarde voor ons.”
Daarnaast wijst hij op het belang van schaalbaarheid in combinatie met sterke ERP-integraties. Bij snelle internationale groei is het volgens hem cruciaal dat uitgavenbeheer en rapportages direct in lijn lopen met budgetten. Dat voorkomt verrassingen en versnelt beslissingen.
De volgende stap: AI in finance
Met een schaalbaar platform en sterke integratie met NetSuite heeft TIER-Dott nu de basis op orde. Dat geeft het finance team ruimte om verder vooruit te kijken en nieuwe technologieën te omarmen. Steeds meer bedrijven zetten bijvoorbeeld AI in om repetitieve taken te automatiseren en processen te versnellen. Payhawk biedt hiervoor AI Agents die goedkeuringen najagen, reizen boeken, inkooporders verwerken en betalingen beheren. Zo kunnen finance teams zich richten op strategische beslissingen en groei, in plaats van op handmatig werk.
Dit artikel is gesponsord door Payhawk.
