In de tijd dat ik dit interview uitwerk, heb ik al tien keer mijn WhatsApp gecheckt, mail beantwoord, meldingen op LinkedIn bekeken en voor de honderdste keer mijn to-dolijst gecheckt. Ik kreeg een telefoontje tussendoor en DHL leverde een pakket af.
Mijn geest is springerig en ongeconcentreerd. Hij wil zich met van alles en nog wat bezighouden, maar niet met deze tekst. Hoe. Krijg. Ik. Focus?
Ik bel met professional organizer en trainer Karen Visser. Zij traint anderen om met plezier productief te zijn. De worsteling met het krijgen en houden van focus is haar maar al te bekend.
Ik leg haar de vraag voor: waarom is het zo moeilijk om geconcentreerd aan het werk te zijn én te blijven? Karen: “Dat kan verschillende oorzaken hebben. Het kan zijn dat de taak je niet boeit. Je geest dwaalt af op zoek naar leukere prikkels. Je brein wordt graag afgeleid door appjes of een leukere taak om maar te ontsnappen.”
Maar interviewen en schrijven vind ik leuk om te doen, dus ik beschouw het helemaal niet als saaie taak. Wel moeilijk, soms. Het liefst schrijf ik in één keer van A tot Z een perfect verhaal. Maar mijn typende vingers houden mijn springerige brein niet bij, ik verzand in details, loop vast, ga terug naar het begin en herschrijf het intro. Intussen tikt de klok verder.
In de flow raken met geluiden en muziek
Karen: “Wat ook kan, is dat je niet precies weet hoe je moet beginnen. Dan blijf je hangen bij de vraag ‘wat ben ik eigenlijk aan het doen?’ Als jouw taak nog een ruwe diamant is, dan kom je niet makkelijk in een fijne flow. Dan vink je liever iets af dat je gemakkelijk en snel tussendoor doet. Ook dat is ontsnappen.”
Hm, zou dat het zijn? Maar ik weet wél wat ik moet doen. Ik krijg het alleen niet snel af door alle afleiding om me heen. Karen: “Ben je extra gevoelig voor prikkels, dan heb je oogkleppen nodig om gericht te kunnen werken. Zoek de afzondering op!”
Dat doet Karen zelf ook. “Ik zet bewust mijn mailprogramma uit zodat ik niet word afgeleid door binnenkomende mailtjes. En ik heb altijd klassieke muziek op staan, zonder tekst die afleidt. Of ik zet treingeluiden op, zodat ik in flow blijf. Zodra ik mijn dopjes in mijn oren doe, kom ik mentaal al in werkmodus. Dat helpt enorm.”
Geluid kan inderdaad helpen om me te concentreren. Zogenoemde ‘white noise’ bijvoorbeeld: achtergrondgeluiden, gesuis, regen. Op YouTube vind je playlists met kantoorgeluiden of ‘deep work muziek’ om flow te bereiken. Of cafégeluiden met gepruttel en gemurmel op de achtergrond.
Werk je juist het best in absolute stilte, probeer dan een noise-cancelling koptelefoon: daarmee sluit je alle geluid buiten.
Wees een onderzeeër
Zijn er valkuilen specifiek voor ondersteuners? Karen: “Ja. Supportprofessionals zijn gericht op anderen. Hun blik is naar buiten gericht: wat wil de ander van mij? Focus houden is voor hen een luxe. Ze vinden van zichzelf dat ze beschikbaar en bereikbaar moeten zijn. Die laagdrempeligheid is een grote valkuil.”
Als je de diepe concentratie niet bereikt, heeft dat een groot nadeel. Karen maakt de vergelijking met een onderzeeër, die de diepte kan opzoeken en aan de oppervlakte kan komen. Als jij ieder moment gestoord kunt worden, dan blijf je voortdurend aan de oppervlakte liggen. Steeds komt er iemand langs met vragen als ‘waar liggen de inktcartridges’, ‘zijn er nog nietjes’ of ‘heb je mijn overleg al ingepland’.
Karen: “Wat ik vaak hoor, is dat er een reflex is van collega’s die denken: jij kunt iets voor me doen. Zo’n collega vraagt niet: schikt het? Er lijkt geen grens tussen zo’n verzoek en de ondersteuner. Die lage drempel lijkt bij het ondersteunersvak te horen. Ze staan klaar, ontzorgen en ontlasten graag, dat zit in hun dna. Het is de kern van het vak. Maar het heeft grote nadelen. Ze moeten zich bijna verstoppen, in een andere kamer, op een andere verdieping om te focussen.”
Focus is te trainen
Het afvinken van kleine makkelijke taken voelt lekker, het is ‘snacken’. Maar met een uur diepe focus kun je in je werk echt een verschil maken. Die focustijd is het waardevolst, daar moet je het meeste uit halen. Prioriteer de zaken waar jouw aandacht naartoe gaat. Voor ingewikkelde, lastige taken waar je echt je hoofd bij moet hebben, is die diepe concentratie en flow vereist. Bijvoorbeeld bij procesveranderingen, complex agendabeheer of notulen uitschrijven.
Gelukkig valt focus te trainen. Karen heeft tips en maakt daarbij onderscheid tussen een proactieve en een reactieve werkwijze.
Reactief
Schiet je opeens een taak te binnen die niets te maken heeft met waarmee je bezig bent? Noteer het op een blocnote. Dan is het uit je hoofd, op papier. Zo richt je je aandacht vriendelijk weer op je taak. Ben je meer van het digitale? Probeer dan eens een app als Braintoss. Daarmee kun je een foto maken, een tekst typen of je stem opnemen; de app stuurt het meteen naar je mailbox.
Proactief
Leg alvast knopen in je zakdoek voor in de toekomst. Zet belangrijke afspraken in je agenda. Zo stel je je focus veilig voor een later moment. Noteer in je agenda reminders, mijlpalen en losse eindjes die je anders vergeet:
- in augustus: wat is het budget voor de kerstpakketten?
- ruim op tijd voor een deadline: heeft [manager] de notulen geaccordeerd?
Door tussentijdse mijlpalen te noteren, en terug te rekenen vanaf een deadline, krijg je focus en helderheid. Zo kun je je concentreren op de inhoud en regel je de randzaken die je anders te veel zouden afleiden. Jij hebt immers geen assistent die dit voor je in de gaten houdt!
