Veel professionals gebruiken de termen thuiswerken en remote werken alsof ze hetzelfde betekenen. Toch gaat het om twee verschillende manieren van (samen)werken. "Thuiswerken richt zich vooral op het comfort van de medewerker", legt Kristel Kuit, managing director bij Headroom Support, uit. "Remote werken richt zich op de organisatie van het werk zelf. Vooral teams die structureel tijd tekortkomen, ervaren dat verschil in de praktijk."

Thuiswerken: comfortabel, maar niet schaalbaar

Bij thuiswerken verandert vooral de plek waar iemand zijn werkzaamheden uitvoert. Kuit: "De taken blijven hetzelfde, de planning blijft ongeveer gelijk en collega’s werken op dezelfde tijden. Voor medewerkers is dat prettig. Ze kunnen zich beter concentreren en besparen reistijd." 

"Voor organisaties verandert er vaak weinig. Een professional met een te volle agenda heeft die agenda thuis nog steeds. Taken stapelen zich op en ad-hoc vragen blijven binnenkomen. Ondersteuning die ontbreekt op kantoor, ontbreekt thuis net zo goed. Daardoor lopen inboxbeheer, agendaplanning en projectondersteuning regelmatig vast, zelfs bij hybride teams." Thuiswerken maakt het werk dus comfortabeler, maar het vergroot de beschikbare capaciteit niet. 

Thuiswerken verandert waar iemand werkt; remote werken verandert hoe het werk georganiseerd is”

Remote ondersteuning

Bij remote ondersteuning​ is een assistant georganiseerd om zo effectief en ​efficiënt​ mogelijk te werken, op afstand, met behulp van technologie. "Een professional​ ​werkt met​ één vaste assistant. Die persoon is het dagelijkse aanspreekpunt en neemt structureel werk uit handen op dagelijkse basis vanaf al een aantal uur per week. Op de achtergrond is daarnaast een team en technologie beschikbaar die zorgen voor continuïteit. Taken kunnen daardoor worden overgenomen bij vakantie, ziekte of onverwachte drukte, zonder verlies van kwaliteit", aldus Kuit. 
 
Remote ondersteuning gaat niet alleen over locatie, maar vooral over hoe werk wordt gestructureerd en gerapporteerd. Taken worden zo ingericht dat ze overdraagbaar zijn en niet afhankelijk van één persoon. Informatie wordt duidelijk vastgelegd en workflows zijn helder. "Dat maakt het mogelijk om op afstand effectieve ondersteuning te bieden, zonder dat een team hoeft te groeien met een volledige extra medewerker. Door deze manier van samenwerken, ontstaat ruimte en voorspelbaarheid. Dat is precies waar thuiswerken tekortschiet."

Waarom remote ondersteuning zo veel oplost

Remote ondersteuning wordt vooral waardevol wanneer een team net één dag of aantal uur per week tekortkomt. De behoefte is dan te klein voor een nieuwe medewerker, maar te groot om te negeren. Een remote assistant kan volgens Kuit precies dat gat vullen. 

"Omdat workflows overdraagbaar zijn ingericht, kan de vaste assistant structureel werk overnemen en prioriteiten bewaken. Denk aan: 

• het beheren van de inbox, 
• het plannen van agenda’s en meetings, 
• het voorbereiden van vergaderingen, 
• het organiseren van reizen en events, 
• het verdelen van projecttaken en administratie. 

Veel organisaties merken dat de rust terugkeert zodra dit type werk goed gestructureerd wordt. Ad-hoc vragen kunnen beter worden opgepakt, deadlines worden beter bewaakt en werk blijft niet langer liggen."

In het systeem staat tien jaar aan best practices, checklists en formats; dat maakt het werk voorspelbaar en zorgt ervoor dat ondersteuning soepel kan doorgaan”

Technologie als motor achter remote samenwerking

De kracht van remote ondersteuning neemt toe wanneer technologie de processen ondersteunt. Het softwareplatform van Headroom is een voorbeeld van zo’n aanpak. De vaste assistant gebruikt dit platform om werk helder te organiseren, te standaardiseren en automatiseren. 

"In het systeem staat tien jaar aan best practices, checklists en formats", vertelt Kuit. "Denk aan stappenplannen voor inboxbeheer, templates voor vergaderingen en checklists voor reizen. Dat maakt het werk voorspelbaar en zorgt ervoor dat ondersteuning soepel kan doorgaan. Wanneer er tijdelijk extra hulp nodig is, kan een collega snel inspringen omdat alle kennis centraal beschikbaar is. Door die structuur krijgen teams inzicht in hun werkdruk. Ze zien welke taken tijd kosten en waar ondersteuning het meeste effect heeft."

Wanneer remote werken echt verschil maakt

Remote ondersteuning is vooral nuttig voor organisaties die flexibiliteit zoeken zonder een extra vaste medewerker aan te nemen. Het werkt goed wanneer: 

• er structureel uren tekort zijn, 
• projecten blijven liggen, 
• inboxen en agenda’s continu vastlopen, 
• werk piekt tijdens bepaalde weken of maanden, 
• continuïteit belangrijk is, ook bij uitval. 

Kuit: "In al die situaties biedt remote ondersteuning een oplossing die verder gaat dan thuiswerken. Thuiswerken verandert waar iemand werkt; remote werken verandert hoe het werk georganiseerd is." 

Een toekomstbestendige vorm van samenwerking

De stap van thuiswerken naar remote werken vraagt om een andere manier van denken. Maar wie die stap zet, ontdekt al snel dat het een organisatie veel meer oplevert dan extra flexibiliteit. Kuit besluit: "Remote werken maakt werk overdraagbaar, voorspelbaar en schaalbaar. Daardoor krijgen teams niet alleen meer rust, maar ook meer ruimte om zich te richten op wat echt belangrijk is."

Dit artikel is gesponsord door Public Support.