Veel managementondersteuners hopen dat notuleren dankzij AI nu een stuk eenvoudiger is. Sterker nog: dat AI de notulen maakt. Vergadering opnemen, transcript laten maken, samenvatting genereren en klaar. Maar zo werkt het in de praktijk niet, zegt taaltrainer en columnist Judith Winterkamp.

In de nieuwste aflevering van de Support Cast legt zij uit waarom goed notuleren juist méér vakmanschap vraagt in het tijdperk van AI en waarom de rol van notulist belangrijker is.

De verwachting: AI neemt het werk over

In haar trainingen merkt Judith dat veel deelnemers met een duidelijke verwachting binnenkomen. Ze hopen dat AI het notuleerwerk grotendeels kan overnemen: “Maar die verwachting klopt niet.”

Een transcriptie bevat namelijk alles wat er is gezegd: aarzelingen, grapjes, zijsporen en herhalingen. Dat is nog geen verslag waar vergaderaars iets mee kunnen. “Een transcript is gewoon een blok tekst. Pas daarna begint het echte werk.”

Woorden registreren is iets anders dan betekenis geven

Het grootste verschil tussen AI en een goede notulist zit volgens Judith in interpretatie. AI kan uitstekend:

• gesprekken transcriberen
• tekst samenvatten
• informatie structureren

Maar AI kan niet bepalen wat werkelijk belangrijk is. “AI kan geen betekenis geven aan wat er wordt gezegd,” legt Judith uit. “Het ziet geen lichaamstaal, hoort geen ironie en begrijpt geen organisatorische gevoeligheden.”

Een ervaren notulist doet dat wel. Die herkent bijvoorbeeld wanneer een opmerking eigenlijk een besluit is, of wanneer een ogenschijnlijk losse opmerking politiek gevoelig ligt.

Eerst voorbereiden, dan pas notuleren

Volgens Judith begint goed notuleren daarom altijd met één cruciale vaardigheid: hoofd- en bijzaken kunnen onderscheiden. “Als jij zelf niet weet wat belangrijk is in een vergadering, kan AI dat ook niet voor je bepalen.”

Dat betekent dat voorbereiding belangrijker wordt dan ooit. Denk bijvoorbeeld aan:

• vergaderstukken vooraf samenvatten met AI
• mogelijke discussiepunten laten analyseren
• met de voorzitter afstemmen wat er precies genotuleerd moet worden

Door die voorbereiding ontstaat er tijdens de vergadering meer ruimte om écht te luisteren.

“Luisteren is iets anders dan alleen horen en typen,” zegt Judith. “En juist dat luisteren maakt het verschil.”

AI als assistent, niet als vervanger

Dat betekent niet dat AI geen waarde heeft. Integendeel. Als je het slim gebruikt, kan het juist veel werk uit handen nemen. AI helpt bij:

• het samenvatten van vergaderstukken
• het opstellen van een conceptinleiding bij agendapunten
• het filteren van actiepunten of besluiten uit een transcriptie

Maar de regie blijft bij de notulist. “AI is een assistent,” zegt Judith. “Maar jij moet wel weten wat je vraagt en wat je eruit wilt halen.”

Een nieuwe rol voor de notulist: regisseur

Volgens Judith verschuift de rol van de notulist daardoor langzaam. “De notulist wordt eigenlijk meer een regisseur,” zegt Judith.

Waar de nadruk vroeger lag op het registreren van wat er werd gezegd, komt er nu meer nadruk op regie regie voeren over het verslagproces. Een goede samenwerking met de voorzitter is daarbij cruciaal. De notulist is op de hoogte, begrijpt het belang, interpreteert alle informatie en bewaakt de kwaliteit van het verslag. Judith: “Je kunt AI als een bedreiging zien, maar je kunt het ook zien als een kans om te laten zien hoeveel inzicht en intelligentie er eigenlijk nodig is voor goed notuleren.”

Wie die kans grijpt, kan volgens haar juist een sterkere positie krijgen in het vergaderproces.