De OR trekt allerlei leden aan. De één is wat beter gebekt en assertiever dan de ander. De een is wat bedachtzamer en spaarzamer met zijn bijdragen, terwijl de ander al pratend zijn mening vormt. Soms loopt dat vanzelf goed, soms vraagt het wat aandacht en soms ontstaat er een indeling sprekers – zwijgers. In dat laatste geval is het zaak die verdeling eens onderwerp van gesprek te maken.

• Discussieer over de stelling de spreker maakt de zwijger én de zwijger maakt de spreker. Waarom? Bevalt het? Wat willen we anders?
• Laat de voorzitter alert zijn op voldoende beurtverdeling en er in sturen. Laat dat niet over aan wie toevallig het woord nemen.
• Geef voor een complex onderwerp aan alle deelnemers drie lucifers. Voor elke keer dat iemand het woord neemt, levert hij een lucifer in. Lucifers op? Vraag een ander of je er een van hem mag hebben.
• Neem een symbolisch voorwerp dat het ‘woord’ verbeeldt. Je mag pas spreken als je het voorwerp in je handen hebt. Dat structureert beurtwisselingen en dwingt tot wat meer rust.
• Laat elke spreker de vorige spreker kort samenvatten om te voorkomen dat alle sprekers ‘hun ding doen’ en de voorzitter de enige is die de samenhang bewaakt. Sluit een bijdrage niet aan op de vorige spreker noteer je bijdrage en wacht.
• Laat na een korte inleiding van het onderwerp iedereen zijn gedachten, vragen, standpunten kort noteren. Liever gebeurt dat uiteraard ter voorbereiding op de vergadering. Geef het woord eerst aan degenen die doorgaans niet primair reageren.
• Maak portefeuillehouders en verdeel de verantwoordelijkheid voor thema’s. Door die betrokkenheid is het ook makkelijker meer woordvoerders te hebben.
• Maak tijdens de beeldvorming en vlak voor besluitvorming een rondje langs alle deelnemers en begin met degenen die doorgaans niet zo snel reageren.
• Bespreek niet alles met de hele OR. Maak commissies, voorbereidingsgroepjes e.d. Nogal eens komen de minder door de wol geverfde sprekers beter in klein comité tot hun recht.
• Doe niet alles door het op een klassieke manier te bespreken. Hang bijvoorbeeld bij complexe onderwerpen flip overs in de ruimte waarop iedereen met geeltjes zijn vragen, mening of stelling kan aanplakken. Loop die door en orden ze. Of hang flip overs op met deelonderwerpen die besproken worden, laat de verantwoordelijke voor dat onderwerp bij een flip over staan en laat iedereen langs lopen en op die manier met elkaar in gesprek komen.
• Maak koppeltjes van spreker/zwijger en laat ze kort voor de vergadering met elkaar hun visie op de agendapunten doornemen. Dat activeert de zwijger en maakt dat de spreker tenminste van één iemand weet wat hij denkt en vindt.
• Zorg dat er naast bijdragen over een onderwerp ook vragen aan elkaar gesteld worden. Oefen dat vragen stellen. En oefen zeker ook samenvatten, doorvragen.
• Evalueer de bespreking, eventueel aan de hand van de bevindingen van een observator op het punt verdeling sprekers/zwijgers. Laat de observator ook tijdens de vergadering ingrijpen, om te voorkomen dat alleen aan het eind er voordeel van een toeschouwer is.
• Realiseer dat iedereen anders is en een andere bijdrage levert. Voornaamste is elkaars sterkten vast te houden en te zien waar ruimte voor groei en verbetering is.