Let wel, alleen de voorbereiding van agendapunten wordt ‘uitbesteed’. Het nemen van besluiten (wat vinden we ervan, hoe gaan we het aanpakken, geven we wel of geen instemming) blijft voorbehouden aan de voltallige raad. Door de gerichte voorbereiding buiten de vergadering, kan je sneller tot besluiten komen. Korter vergaderen dus! Dat is wel zo prettig, want de voorbereiding kost ook tijd.
Vaste werkgroepen
Gebruikelijk is dat de raad enkele vaste werkgroepen instelt. Die bereiden de onderwerpen voor die bij hun eigen aandachtsveld horen. De traditionele indeling is ‘financieel-economisch’, ‘personeelsbeleid’ en ‘contact achterban’. Erg werkbaar is deze taakverdeling niet. De groep die zich met personeelsbeleid bezighoudt, heeft het veel drukker dan de andere groepen.Bovendien zal je veel agendapunten niet bij één van de drie werkgroepen kunnen onderbrengen. Beter is een indeling die ervoor zorgt dat alle OR-leden ongeveer de zelfde taakomvang krijgen. Ook moet hij ervoor zorgen dat er geen onderwerpen onvoorbereid ter vergadering komen.
Een werkgroep bestaat meestal uit drie tot zeven leden, en moet een vast aanspreekpunt hebben. Gewoonlijk is dat de ‘voorzitter’ van de groep. Als deze persoon afwezig is, moeten zijn taken door een vaste vervanger worden overgenomen.
Goed aansturen
De werkgroep moet, zeker in het begin, op het goede spoor worden gezet. Dat gebeurt per voor te bereiden onderwerp door het verstrekken van een opdracht:
– Waar gaat het over?
– Welke informatie is van belang?
– Wat worden we geacht aan de raad te leveren?
– Op welke termijn?
Verslaglegging
Het doel van de werkgroep: een product maken dat geschikt is om in de OR-vergadering te bespreken. In de opdracht is opgenomen welk product dat moet zijn: is het een concept-advies, of zijn het kritische vragen aan de bestuurder? Of gaat het om een analyse van het achterliggend probleem?
De verslaglegging bestaat uit een presentatie van het resultaat. Als dat mondeling op de vergadering gebeurt, kunnen de andere OR-leden zich niet op deze bespreking voorbereiden. Het is dus beter als er schriftelijk wordt gerapporteerd. De rapportage wordt dan meegestuurd met de agenda van de betreffende vergadering. Een mondelinge toelichting kan dan altijd nog plaatsvinden.
Groeimodel
Het hier gepresenteerde ‘werken met werkgroepen’ kan zich in de praktijk verder ontwikkelen. Vaak gaan vaste werkgroepen naarmate ze meer ingespeeld raken op ‘hun’ onderwerpen, eigen initiatieven ontwikkelen. Er is dan niet meer uitsluitend sprake van een gerichte opdracht per onderwerp. De werkgroep komt echter ook met ongevraagde adviezen.
|
Twee voorbeelden van taakverdeling Voorbeeld 1:De OR van Uneva bv (zeven leden) werkt met twee werkgroepen. De groep ‘uitvoering’ houdt zich bezig met alle voorgenomen besluiten die in het kader van het advies- of instemmingsrecht aan de raad worden voorgelegd. De groep ‘beleid’ daarentegen behandelt uitsluitend zaken die liggen op het beleidsmatige vlak: financieel-economisch beleid, strategisch beleid, ontwikkeling van het personeelsbeleid en dergelijke.
Bij het waterschap Bijlmerbroek doet de OR het nog eenvoudiger. De OR-leden zijn weliswaar verdeeld over twee vaste werkgroepen (‘A’ en ‘B’), maar het dagelijks bestuur verdeelt de onderwerpen. Het let daarbij voornamelijk op een gelijke werkbelasting voor beide groepen. De OR van stichting RKWZ (elf leden) werkt met drie groepen. Eén voor VGWM -zaken, één voor sociaal beleid en één voor alle overige aangelegenheden. Voorbeeld 2:Van werkgroep naar commissie
De OR-werkgroep is een interne or-zaak, waarvoor geen overleg met de bestuurder nodig is. Een OR-commissie is een officieel OR-orgaan dat valt onder de bepalingen van de Wet op de ondernemingsraden. Dat betekent dat er een concept-instellingsbesluit moet worden opgesteld, met daarin aandacht voor: – algemene opdracht – samenstelling – werkwijze – eventuele overdracht van bevoegdheden |
