Het hoofdkantoor van EW Facility Services in Arnhem is vernieuwd. Het pand, sinds 2004 de vaste thuisbasis van het bedrijf, is heringericht om aan te sluiten bij de hedendaagse werkwijze van medewerkers: hybride werken, flexibiliteit en een sterkere focus op samenwerking. Sander Leenders, ceo van EW Facility Services, trekt een aantal lessen uit de herinrichting.

De kernverschuiving ligt niet in het gebouw, maar in gedrag, zegt Leenders. ‘De vraag is niet meer hoeveel werkplekken je nodig hebt’, zegt hij. ‘De vraag is: waarom komt iemand nog naar kantoor? Als je thuis goed kunt focussen, moet kantoor iets toevoegen dat daar ontbreekt.’

Die toevoeging zit volgens hem vooral in ontmoeting, samenwerking en kennisdeling. 'Het kantoor wordt daarmee minder een productielocatie en meer een sociale en inhoudelijke hub. Voor facilitair verantwoordelijken betekent dat een andere manier van kijken: niet sturen op bezetting, maar op gebruik en betekenis’.

Vier werkvormen als vertrekpunt

Bij de herinrichting werd gekozen voor een werkplekconcept gebaseerd op vier typen activiteiten: Connect, Conference, Concentrate en CoWork. Geen blauwdruk, maar een manier om verschillende behoeften te structureren. Leenders: ‘Je ziet dat mensen naar kantoor komen om samen te werken, te leren of elkaar te ontmoeten. Daar moet je omgeving op ingericht zijn. Niet andersom.’

Dat vertaalt zich in minder vaste werkplekken en meer variatie in ruimtes: overlegplekken, projectruimtes, trainingsfaciliteiten en stille zones voor concentratie. De fysieke inrichting ondersteunt daarmee het gedrag dat organisaties willen stimuleren.

Het kantoor als plek voor ontmoeting

Een belangrijk onderdeel van de nieuwe inrichting is de nadruk op informele ontmoeting. Niet als bijzaak, maar als expliciete functie. ‘Juist in spontane gesprekken ontstaan ideeën en verbinding’, aldus Leenders. ‘Dat is lastig te organiseren via een scherm. Daar ligt echt de kracht van een kantoor.’

Dit inzicht leidde onder andere tot de inrichting van een centrale ontmoetingsplek, waar collega’s elkaar op een laagdrempelige manier treffen. Ook zijn ruimtes toegevoegd die uitnodigen tot samenwerking en kennisuitwisseling.

Opvallend is dat deze keuzes niet top-down zijn gemaakt. ‘We hebben medewerkers actief betrokken’, zegt Leenders. ‘Bijvoorbeeld bij de invulling van een ontspanningsruimte. Dat zorgt ervoor dat zo’n plek ook echt gebruikt wordt.’

Duurzaamheid als integraal onderdeel

Naast gebruik en gedrag speelde duurzaamheid een belangrijke rol in de vernieuwing. Daarbij werd niet alleen gekeken naar zichtbare ingrepen, maar ook naar de technische basis.

Zo is gekozen voor het hergebruik van bestaand meubilair en het opnieuw stofferen van stoelen. Tegelijkertijd is geïnvesteerd in installaties zoals zonnepanelen, een hybride energiesysteem en vraaggestuurde ventilatie. Leenders benadrukt dat die combinatie essentieel is: ‘Duurzaamheid zit niet alleen in wat je ziet. Juist de technische laag bepaalt hoe efficiënt en toekomstbestendig een gebouw is.’

Voor facilitair verantwoordelijken betekent dit een bredere afweging: investeringen in uitstraling moeten hand in hand gaan met prestaties op het gebied van energie en comfort.

Leren van de praktijk

Wat deze case interessant maakt, is dat het geen theoretisch model betreft, maar een werkomgeving die dagelijks wordt gebruikt. ‘Je merkt snel wat werkt en wat niet’, zegt Leenders. ‘Die ervaring is waardevol, juist omdat veel organisaties met dezelfde vragen worstelen.’

De belangrijkste les? Begin niet bij het gebouw, maar bij het gedrag dat je wilt faciliteren. Of zoals Leenders het samenvat: ‘Een kantoor moet geen doel op zich zijn. Het moet iets mogelijk maken.’

Samen in gesprek

Voor wie dit vraagstuk verder wil verkennen, wordt op dinsdag 9 juni het kantoor in Arnhem opengesteld voor een inspiratiesessie. Daar worden keuzes, dilemma’s en praktijkervaringen gedeeld met facilitair professionals die met vergelijkbare uitdagingen te maken hebben.

Dit artikel is gesponsord door EW Facility Services.