Recent onderzoek onder klanten van Exact Software onderschrijft de trend. Binnen de groep ondernemingen met 25 tot 75 medewerkers zegt bijvoorbeeld 64% dat dit jaar sprake zal zijn van groei, tegen een derde die stabiel blijft. Opvallend: als belangrijkste HR-opdracht voor 2024 noemen zij “het verbeteren van de onboarding van nieuwe medewerkers”.

“Grote bedrijven hebben dat vaak al aardig voor elkaar. Binnen ondernemingen in het mkb-segment is een gestructureerd proces voor het onboarden van nieuwe medewerkers minder gebruikelijk. En dat ervaren die bedrijven steeds vaker als een probleem”, zo verklaart Edwin Dingjan, productmmanager bij Exact. “Het leidt er te vaak toe dat talenten, die met veel moeite zijn binnengehaald, binnen no-time weer vertrekken.”

Scenario eerste werkdag

Collega Vera Lenaerts, solutionmarketeer HR & Payroll bij Exact, schetst een scenario van een eerste werkdag. “Een tikje overtrokken misschien, maar soms dichtbij de werkelijkheid”, zegt ze vooraf.

Software kan helpen om vast te leggen wie, wat, wanneer moet doen. Zo kun je waarborgen dat deze zaken allemaal tijdig en goed zijn geregeld”

“Zie een nieuwe medewerker voor je. Ze meldt zich bij de receptie van haar nieuwe werkgever en moet dan twintig minuten wachten voor iemand haar ophaalt. Vervolgens moet eerst de bedrijfspas worden aangemaakt. Daarna zegt de manager dat de laptop nog moet worden geregeld en verwijst haar naar de IT-afdeling. Als de installatie is afgerond, neemt de manager haar mee de werkvloer op, om in vijf minuten tijd meer dan tien verschillende handen te schudden. Hij moet vervolgens voor twee uur meetings in en laat de nieuwe medewerker achter op de werkvloer. ‘Neem het personeelshandboek maar even door’, meldt hij nog. De andere teamleden zijn druk aan het werk en hebben daarom nauwelijks oog voor haar. Al bij al is het niet bepaald een warm welkom.”

Maak een plan

“Maak een plan van aanpak”, is haar eerste advies. “Zet daarin op een rij welke bedrijfsmiddelen een nieuwe medewerker nodig heeft om goed te kunnen functioneren. Denk aan een telefoon, laptop, toegangspas, sleutels of bedrijfskleding. Maar ook aan informatie die nodig is, zoals een smoelenboek (in elk geval de namen, foto’s, functies en contactgegevens van directe teamleden), bedrijfsregels, HR-formulieren, handleidingen, enzovoorts.”

Software kan helpen om vast te leggen wie, wat, wanneer moet doen, zo vervolgt ze. “Zo kun je waarborgen dat deze zaken allemaal tijdig en goed zijn geregeld.”

Maak het leuk

Het belangrijkste is dat een nieuwe medewerker aandacht ervaart. “Juist het mkb kan zich daarmee onderscheiden”, is de overtuiging van Edwin Dingjan. “De wat kleinere organisaties kunnen gewoon beter invulling geven aan het persoonlijke aspect, kunnen het heel individueel maken. Hoe beter je daarin slaagt, hoe beter de onboarding verloopt.”

Er zijn organisaties die echt een feestje van de eerste werkdag maken, inclusief foto’s op sociale media”

Zijn aanbeveling is om onboarden vooral leuk te maken. Bijvoorbeeld door de nieuwe medewerker te verrassen met een welkomstpakket. “Daar kan nuttige informatie inzitten, maar ook fun-elementen als een flesje champagne of een bos bloemen. Er zijn organisaties die echt een feestje van de eerste werkdag maken, inclusief foto’s op sociale media. Die persoonlijke aandacht is niet alleen leuk, maar draagt gelijktijdig bij aan de employer branding. Met een relatief bescheiden budget. Al is er maar één volger die denkt ‘zo’n werkomgeving lijkt mij ook wel wat’, dan is het de investering dubbel en dwars waard.”

Preboarding

Een introductie kan al beginnen in de weken voorafgaand aan de eerste werkdag, zo vervolgt bij. “In die periode kun je de medewerker digitaal al laten kennismaken met het bedrijf. Van een saaie handleiding tot foto’s of video’s van de aanstaande collega’s.”

Ook preboarden kun je leuk maken, zo illustreert hij met een voorbeeld van een winkelketen. “Nieuwe medewerkers krijgen een pakketje met informatie over het bedrijf thuis gestuurd, ze kunnen al tijdens de fase van preboarden een cadeautje ophalen in de winkel en kennismaken met de filiaalmanager. Zo voel je je direct welkom en meer thuis in een nieuwe organisatie.”

Stel een buddy aan

Vera Lenaerts wijst tot slot op de waarde van een buddy. “Iemand uit het huidige team die de nieuwe medewerker wegwijs maakt. Ook in de softe kanten van de werkomgeving, zoals de gewoontes rond de lunch of koffiepauzes. Waar is dat? Hoe werkt dat?”

Ze stelt dat nogal eens wordt vergeten om nieuwkomers te wijzen op bestaande faciliteiten. “Laat zien wat je te bieden hebt. Aan opleidingen maar ook bijvoorbeeld een fietsplan. Soms biedt een werkgever hartstikke goede faciliteiten aan, maar wordt het een nieuwe medewerker niet verteld. Dat is zonde. Een buddy kan ook daarin een belangrijke rol spelen.”

Geen tweede kans

Samenvattend stelt Edwin Dingjan dat er nooit een tweede kans komt om een eerste indruk te maken. “Laat iemand niet zwemmen. Zorg dat die persoon gezien en gehoord wordt. Dat creëert betrokkenheid en maakt een nieuwe medewerker snel productief. En op de wat langere termijn voorkom je er ziekteverzuim mee en een snel vertrek van een zo broodnodige arbeidskracht.”

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Exact Software.