Wanneer organisaties hun payrollproces in de cloud onderbrengen, kunnen zij daarmee op allerlei manieren winst pakken, bijvoorbeeld op kosten voor onderhoud en beheer. Bedrijfssoftware hoeft immers niet langer binnen de fysieke muren van de organisatie te draaien op een dure eigen server die meestal niet optimaal wordt benut. Nee, de software is geïnstalleerd op een afgescheiden en goed beveiligd gedeelte van een centrale server van de leverancier en via een standaardbrowser eenvoudig toegankelijk. Het onderhoud van zowel de software als hardware is uitbesteed aan de leverancier. Specifieke kennis van hard- of software is bovendien niet meer nodig. Hierdoor bespaart uw organisatie zowel op personeels- als opleidingskosten.

Winst pakken op functioneel beheer

Organisaties die hun salarisadministratie nog niet in de cloud hebben ondergebracht, zijn zelf verantwoordelijk voor het functioneel beheer van de software. Dat betekent dat ict-medewerkers de software moeten installeren. Ook het onderhoud van de software kost veel tijd en daarmee geld.

Wanneer de fabrikant nieuwe functies beschikbaar stelt, moeten de softwarewijzigingen worden doorgevoerd. In die periode kan de pc niet gebruikt worden. Bovendien testen veel organisaties nieuwe releases eerst binnen een testomgeving, om er absoluut zeker van te zijn dat er geen onverwachte compatibiliteitsproblemen optreden. Hiervoor is de inzet nodig van gespecialiseerd ict-personeel.

De ene softwareversie gaat naadloos over in de volgende”

Als organisaties hun processen onderbrengen in de cloud, heeft de organisatie geen ict-medewerkers meer voor nodig om de software te installeren of wijzigingen door te voeren. Die taken worden geruisloos uitgevoerd door de leverancier, zonder dat u als gebruiker hier last van heeft. Het releaseproces verloopt volledig geautomatiseerd. De ene softwareversie gaat naadloos over in de volgende. De beschikbaarheid van software is dus maximaal, terwijl het functioneel beheer nihil is.

Winst pakken op personeels- en opleidingskosten

Draait de software voor de salarisadministratie op een server binnen de eigen bedrijfsmuren, dan zijn ict-medewerkers onontbeerlijk voor een gestroomlijnd verloop van essentiële bedrijfsprocessen. Dat ict-personeel moet voldoende gekwalificeerd zijn voor dit werk. Zo niet, dan moet budget worden vrijgemaakt om opleidingen en trainingen mogelijk te maken. Dat geldt niet alleen voor ict-medewerkers, maar ook voor u als salarisadministrateur. U heeft namelijk scholing nodig voor het onderhoud en gebruik van de software. Tijd die u beter kunt besteden aan uw primaire werk: zorgdragen voor een goede salarisadministratie.

De functies van technisch applicatiebeheerder en systeem beheerder hoeven niet langer te worden vervuld”

Brengt uw organisatie het payrollproces in de cloud onder, dan kan uw organisatie winst pakken op personeels- en opleidingskosten. Niet alleen hoeft u als salarisadministrateur geen kennis meer te hebben van beheersaspecten van de applicatie, bedrijfsafdelingen zijn ook niet langer afhankelijk zijn van de ict-afdeling voor het onderhoud en beheer van de applicatie. De functies van technisch applicatiebeheerder en systeem beheerder hoeven niet langer te worden vervuld. Het functioneel en technisch beheer is immers ondergebracht bij de leverancier.

Winst pakken op beveiliging

Misschien wel de allerbelangrijkste winst die uw organisatie kan pakken met een overstap naar de cloud, is winst in beveiliging. Het beveiligen van hardware en software is belangrijker dan ooit. Dat geldt zeker voor salarisadministratiesystemen. Deze herbergen namelijk persoonsgegevens. Dat betekent dat de organisatie rekening moet houden met de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Deze wet stelt eisen aan organisaties die privacygevoelige gegevens bewaren, wijzigen, gebruiken, verspreiden en vernietigen. Volgens de wet is er sprake van persoonsgegevens als de data informatie bevatten over een natuurlijk persoon die identificeerbaar is. Organisaties moeten deze persoonsgegevens onder meer beschermen tegen verlies of diefstal.

Misschien wel de allerbelangrijkste winst die uw organisatie kan pakken met een overstap naar de cloud, is winst in beveiliging”

Als uw organisatie essentiële bedrijfsprocessen in de cloud laat draaien, wordt daarmee vanzelfsprekend zorggedragen voor een goede beveiliging van de gegevens door de leverancier. De software draait veilig afgescheiden op een beschermd gedeelte van één van de servers van de leverancier. Onbevoegden hebben er geen toegang toe.

Daarmee pakt uw organisatie aanzienlijke winst op het gebied van informatiebeveiliging. Zowel als het gaat om personeels-, software- en advieskosten.

Nog meer winst pakken

Er zijn nog veel meer voordelen en besparingen op te noemen als je de salarisadministratie onderbrengt in de cloud. Denk aan:

• Besparen op technisch beheer
• Besparen door efficiëntere bedrijfsprocessen
• Besparen door hoge beschikbaarheid
• Betalen per gebruik
• Beter voldoen aan cao’s en wet- en regelgeving
• Concentratie op de kernactiviteit

Meer weten? Al deze voordelen komen uitgebreid aan bod in de whitepaper Winst pakken met beheer salarisadministratie.

Dit artikel is gesponsord door Visma.