Verantwoordelijkheden
In je rol als projectassistent heb je veel meer verantwoording dan als secretaresse. Naast je dagelijkse werkzaamheden komen de taken van het project waar jullie op dat moment mee bezig zijn erbij. Concreet wordt het volgende van een projectassistent verwacht:
- Vervult taken op het gebied van organisatie, budgetbeheer, voortgangscontrole enzovoort
- Zet een documentatiesysteem op en beheert dat ook
- Coördineert activiteiten en afspraken
- Fungeert als vraagbaak
- Bewaakt de voortgang van de eigen taken
- Pikt signalen op en onderneemt daar actie op
Profiel
Vanzelfsprekend beschik je over een vakgerichte opleiding en ruime werkervaring. Je bent ambitieus en je schrikt er niet voor terug om nieuwe uitdagingen aan te gaan. Je bent:
- De linker- en rechterhand van de projectleider met eigen inbreng
- Sociaal vaardig
- Een goede teamspeler
- Humorvol en creatief
- Vasthoudend
- Op de hoogte van tips & tools
- Stressbestendig
- Iemand die afspraken nakomt ook nadat het project is afgesloten
- Een meedenker
- Initiatiefrijk en proactief
- Zelfstandig
- Coördinator en communicator
- Een organisator
- Belangstellend
- Ordelijk
Hieronder lichten we een aantal vaardigheden verder uit.
Op de hoogte van tips en tools
Ben je projectassistent, dan kun je een grote rol spelen door het project te structureren en beheersbaar te houden. Dat doe je met digitale tools. Maar alléén digitale tools beheersen is niet voldoende. Je grootste toegevoegde waarde zit ‘m erin dat je kennis hebt van de methodieken en weet hoe je informatie verzamelt.
Organisator
En groot deel van je werkzaamheden als projectassistent heeft te maken met prioriteiten stellen. Wat moet eerst? Het is een kwestie van keuzes maken: kiezen wat er nu moet, wat niet of wat er later kan. Je hebt 5 keuzeopties:
- Meteen afhandelen
- Niet doen
- Doe het later (plannen of op je actielijst zetten)
- Archiveer
- Laat het een ander doen (delegeren)
Peter Vos legt ze hier verder uit.
Een goede teamspeler
Waarom werkt het ene projectteam beter dan het andere? Balans en verbinding zijn dé twee aspecten die hierop invloed hebben. Als projectassistent kun jij meesturen om van het team een goed werkend, ideaal team te maken. Zorg ervoor dat dit op de agenda komt van het projectoverleg. Ieder team kan zich namelijk ontwikkelen tot een ideaal team. Ideaal in de zin van: betere resultaten, elkaar aanvullen in de rol, controleerbare procedure van werken, nakomen van afspraken, goede onderlinge verhoudingen en meer waardering. Volg deze 6 stappen om het ideale projectteam te krijgen.
Praktische vaardigheden
Meer lezen over de praktische kant van je functie als projectassistent? Lees dan deze items:
Of download de gratis e-pocket Projectassistentie
Lees ook:
- De zes fases in een project – Waaruit bestaat een project nu eigenlijk?
- Groeien als projectmanager? – De volgende stap, ”zorg dat je kort op de bal speelt”
